Hantering av personuppgifter (GDPR)
Vid nytt medlemskap begär föreningen in vissa personuppgifter i syfte att registrera internt för medlemshantering. De uppgifter som begärs in är följande:
- För- och efternamn
- Personnummer
- Adress
- Telefonnummer
- E-post
Uppgifterna registreras i vårt medlemsregister Dans.se som tillhandahålles av riksorganisationen. I registret registreras även familjeförhållanden. Detta görs enbart för utskick av medlemstidning
(1 tidning/hushåll).
I Dans.se registreras även uppgift om hur länge man varit medlem samt vilka förtroendeuppdrag man haft, detta för att vi ska kunna uppvakta vid långvarigt medlemskap samt avgående funktionärer enligt rutiner för uppvaktning.
Registret administreras av matrikelansvarig som tillsammans med ordförande är de enda som har behörighet till uppgifterna från föreningen.
Utskick av information från föreningen görs via Dans.se. Utskicken ska göras på så sätt att e-postadresser döljs för mottagaren.
Personuppgifter med personnummer lämnas också ut till Kulturens bildningsverksamhet. Detta då all vår verksamhet bedrivs som studiecirklar.
Uppgifterna samlas in av resp. dansledare och skickas in till Kulturens.
Från Kulturens får resp. dansledare närvarolistor (enbart personnummer på ledarna i gruppen syns i listan). Närvarolistorna hanteras av dansledarna under terminen och ska förvaras av dessa på säkert ställe. Listorna får inte spridas till andra.
En gång per år redovisar dansledarna uppgifter från närvarolistorna till sekreterare för sammanställande av diverse uppgifter i samband med ansökan om föreningsbidrag.
En gång per år sammanställer Tidningsgruppen en medlemslista med namn, adresser och telefonnummer som lämnas ut till varje medlem. Om en medlem inte vill ha sina uppgifter med i tidningen får denna anmäla detta till matrikelansvarig som meddelar Tidningsgruppen.